Raport Samooceny jakości współpracy w Gminie Biłgoraj
Poniżej możecie Państwo zapoznać się z oficjalnym raportem dotyczącym obecnej jakości współpracy między organizacjami pozarządowymi a Gminą Biłgoraj. Raport powstał na bazie trzydniowych warsztatów, które odbyły się pod koniec marca 2014 r.
Raport samooceny wg. Lokalnego Indeksu Jakości Współpracy w Gminie Biłgoraj
WPROWADZENIE:
Warsztaty nt. oceny jakości współpracy w gminie Biłgoraj odbyły się w dn. 28-30 marca 2014r. Przedsięwzięcie w ramach projektu „Współpracujemy profesjonalnie” zorganizował lider projektu Fundacja Aktywności Obywatelskiej wraz z partnerem Gminą Biłgoraj. Uczestnikami warsztatów był zespół złożony z przedstawicieli miejscowych organizacji pozarządowych i Urzędu Gminy.
Ze strony Gminy Biłgoraj w zajęciach udział wzięli: Grzegorz Bogdanowicz - Urząd Gminy Biłgoraj Marzena Mroczkowska - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Biłgoraju Zofia Nizio - Gminna Biblioteka Publiczna w Biłgoraju z/s w Soli Celina Skromak – Gminny Ośrodek Kultury w Biłgoraju Dariusz Świerczyński - Urząd Gminy Biłgoraj
Ze strony lokalnych organizacji pozarządowych udział wzięli: Justyna Jargiełło – Stowarzyszenie „Jadwiżanie” w Hedwiżynie Teresa Kowal – Stowarzyszenie „Dąb” w Ciosmach, Stowarzyszenie Inicjatyw Społecznych Agata Muzyka – Ochotnicza Straż Pożarna Sól Krzysztof Surma – Ludowy Zespół Sportowy „Dąbrowica” Danuta Siwko – Stowarzyszenie na Rzecz Rozwoju Wsi Sól i Kolonia Sól „Więź”
Warsztaty prowadziła i moderowała trenerka Grażyna Skrzydłowska. Sprawozdawcą był Dominik Róg. Łączny czas zajęć: 24 godziny.
WYNIKI WARSZTATÓW:
Zajęcia opierały się na technikach warsztatowych i prezentacji multimedialnej trenerki. Prowadzono dyskusję opartą na uprzednio przygotowanym scenariuszu.
Ustalenia nt. współpracy przy tworzeniu polityk publicznych
• Uczestnicy zgodnie przyznali, że organizacje uczestniczą w diagnozowaniu lokalnych problemów społecznych. Przejawia się to poprzez zgłaszanie potrzeb, udział w konkursach, badaniu opinii (ankiety, debaty) oraz obecność w konsultacjach środowiskowych, gminnych i zebraniach wiejskich.
• Organizacje i samorząd informują się wzajemnie o planach i kierunkach swoich działań jednak w niewystarczającym stopniu. Z jednej strony informacje o konkursach dla organizacji są umieszczane na stronie urzędu, ale przedstawiciele organizacji nie oceniają tego rozwiązania jako dość skuteczne. Z drugiej zaś, przedstawiciele urzędu zgłaszają gotowość większego zaangażowania w działalność organizacji (poprzez promocję w periodyku kulturalnym czy informacji w publikowanym kalendarzu imprez) ale skarżą się na brak wystarczającej inicjatywy ze strony organizacji.
• Współpraca przy tworzeniu strategii i programów opisujących lokalne polityki publiczne (w tym w szczególności programów współpracy), nie została oceniona wysoko. Wprawdzie ze strony administracji samorządowej wskazano, że ogłaszane są na stronie urzędu zaproszenia do współpracy (konsultacji, debat) ale ze strony organizacji zaproszenia te w większości nie są podejmowane. Wspólną rekomendacją było ustalenie cyklicznych spotkań samorządowców z przedstawicielami organizacji prowadzących do wypracowania wspólnych celów, strategii i programów na długofalowy okres (np. 5 lat) i ustalenie działań zmierzających do realizacji zamierzonych, wszechstronnych celów w tym czasie.
• W kontekście konsultacji projektów uchwał, zadeklarowano, że konsultacje są ogłaszane. Jednak nie cieszą się ze strony organizacji pozarządowych specjalnym zainteresowaniem. Zgodnie przyznano jednak, że załącznik do Uchwały Rady Gminy Biłgoraj w postaci „Programu współpracy Gminy Biłgoraj z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego”, został opracowany wspólnie przez obie strony.
Ustalenia nt. współpracy przy realizacji zadań publicznych
• Współpraca między samorządem a miejscowymi organizacjami przy wdrażaniu polityk publicznych, nie spełnia według uczestników dyskusji wszystkich oczekiwań. Zarzucono sobie zbyt mało spotkań i niewystarczająco skuteczne przekazywanie informacji. Jednomyślnie jednak przyznano potrzebę konsolidacji sił organizacji pozarządowych. Ze strony samorządu oczekuję się wsparcia w postaci udostepnienia sali, przekazania zaproszeń i moderowania spotkania, a ze strony organizacji przede wszystkim wymiany doświadczeń w tym, w pisaniu wniosków, ogłoszeniach o możliwości o dofinasowanie, partnerskiej współpracy w zakresie realizacji projektów, zagadnień księgowych oraz pomysłów na wzajemną współpracę.
• Biłgorajski samorząd zleca realizację zadań publicznych. Priorytetowymi obszarami są: pomoc publiczna, ochrona i promocja zdrowia, nauka, edukacja, oświata i wychowanie, krajoznawstwo oraz wypoczynek dzieci i młodzieży, kultura, sztuka, ochrona dóbr kulturalnych i tradycji regionu, upowszechnienie kultury i sportu oraz działalność na rzecz organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego w tym organizacja gminnego konkursu grantowego dla lokalnych organizacji.
• Przedstawiciele organizacji ocenili jednak, że pula pieniędzy rozdysponowywana rocznie na realizację tych celów jest za mała (Rozdział IX pkt 2 Programu: Wysokość środków przeznaczonych na realizację Programu w 2014 roku zaplanowano w wysokości nie mniejszej niż 228 000,00 zł)
• W dyskusji na temat współpracy w inny sposób niż tylko udzielanie wsparcia finansowego przez samorząd wymieniono głównie pomoc techniczną przy organizacji wszelakich imprez (udostepnienie miejsca, wypożyczanie sceny, nagłośnienia, obsługa techniczna imprezy), wsparcie merytoryczne przy składaniu wniosków i doradztwo. W tym zakresie nie wniesiono żadnych zastrzeżeń.
• Odnośnie trwałych stosunków na okoliczność realizacji lokalnych polityk i zadań publicznych wskazano, że część inicjatyw organizacji pozarządowych na stałe wpisane jest w kalendarz wydarzeń Urzędu Gminy. Jest to ogromna motywacja do dalszych działań, udoskonalania podejmowanych inicjatyw i poczucie odpowiedzialności w środowisku lokalnym.
Ustalenia nt. tworzenie warunków do współpracy i aktywności organizacji
• Uczestnicy dyskusji przyznali zgodnie, że samorząd udziela wsparcia miejscowym organizacjom. Urzędnicy organizują szkolenia i udzielają organizacjom porad, jednak nie dzieje się to w sposób systematyczny. Podkreślono jednak znaczenie współpracy polegające na wypożyczeniu sprzętu nagłaśniającego, sceny, udostępnianiu pomieszczeń i fundowaniu przez gminę nagród. Współpracę tę zdefiniowali jako wsparcie finansowe, organizacyjne i techniczne. • Przedstawiciele organizacji pozarządowych mimo to mieli wątpliwości co do systematyczności udzielanego wsparcia i stopnia w jakim jest udzielany. Twierdzili, że organizowane szkolenia i wsparcie merytoryczne nie jest dość powszechne by dać szansę uczestnictwa wszystkim organizacjom. Ponad to padły zastrzeżenia co do roli samorządu w integrację środowisk pozarządowych. Przedstawiciele urzędu nie zgodzili się jednak z tymi zastrzeżeniami.
• W odniesieniu do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, współpraca Gminy Biłgoraj z organizacjami pozarządowymi odbywa się na podstawowych zasadach (pomocniczości, suwerenności, partnerstwa, efektywności i uczciwej konkurencji) i oceniana jest w stopniu dobrym, nie budząc zastrzeżeń.
PODSUMOWANIE:
• Nie wszystkie polityki (w tym dokumenty, prawo lokalne itp.) podlegają konsultacjom. Programy współpracy, choć istnieją, to nie satysfakcjonują jednej ze stron i nie do końca odzwierciedlają lokalne potrzeby, nie zawsze przekładają się na realia. • Samorząd regularnie prowadzi konkursy dla organizacji pozarządowych, zleca też zadania publiczne w inny sposób. Samorząd nie angażuje organizacji w ocenę zadań, sporadycznie zdarza się zawiązywanie partnerstw dla rozwiązania wspólnych problemów. Co więcej, organizacje realizują zadania w bardzo różnych obszarach. W co najmniej kilku z nich istnieje stabilna współpraca. • Nie udało się wypracować konsensusu w ocenie płaszczyzny ”Rozwijanie infrastruktury współpracy” . Zdaniem przedstawicieli organizacji pozarządowych ocena powinna wynosić 3, a zdaniem samorządowców powinna być wyższa. Główne rozbieżności dotyczyły sformułowania: Organizuje dla nich szkolenia, udziela wsparcia merytorycznego (np. porad prawnych), pomaga w organizacji konferencji, przedstawiciele administracji uczestniczą w spotkaniach środowisk pozarządowych. Zgodzono się jednak co do sformułowania, że samorząd inwestuje w rozwój organizacji na swoim terenie.
Rekomendacje:
1. Polepszenie przepływu informacji między organizacjami pozarządowymi Gminy Biłgoraj a pracownikami urzędu dzięki: - wzbogaceniu podstrony Urzędu Gminy Biłgoraj o przydatne linki takie jak www.ngo.pl gdzie na bieżąco podawane są ogłaszane aktualnie konkursy, oraz inne strony systematyzujące informacje dla organizacji pozarządowych; - uświadomienie roli liderom lokalnym (przedstawicielom organizacji pozarządowych) w rozpowszechnianiu informacji i udostępnianiu aktualnych adresów mailowych. 2. Wytypowanie przez organizacje po dwie osoby do kontaktu z pracownikami urzędu. 3. Spotkanie wszystkich przedstawicieli organizacji pozarządowych z przedstawicielami urzędu Gminy Biłgoraj, raz w roku, w celu: - wymiany doświadczeń - podsumowania przeprowadzonych inicjatyw przez organizacje pozarządowe - podsumowania z realizacji „Programu współpracy Gminy Biłgoraj z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego” 4. Zorganizowanie przez pracowników urzędu szkolenia na temat pisania wniosków o dofinasowanie w ramach „Programu współpracy Gminy Biłgoraj z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego”. 5. Zamieszczanie informacji promujących inicjatywy organizacji pozarządowych na internetowej stronie Urzędu Gminy, na podstawie materiałów przesłanych do urzędu przez te organizacje. 6. Umieszczenie na stronie internetowej Urzędu Gminy Biłgoraj, linków (odsyłaczy) stron ważnych dla organizacji pozarządowych.
Załączniki: 1. Raport Samooceny
2. Listy kontrolne - płaszczyzny współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w Gminie Biłgoraj 3. Oceny punktowe dotyczące jakości współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w Gminie Biłgoraj 4. Opracowanie Grupy Roboczej na temat jakości współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi w Gminie Biłgoraj 5. Scenariusz dyskusji wykorzystany podczas warsztatów samooceny wg.LIJW